BWsystem - das smarte Cloud-ERP/CRM-System

Customer-Relationship-Management

In der Basisversion BWsystem BASIC ist das Kunden- u. Kontaktmanagement (CRM) mit Serienbriefen, Reporting, Gruppen/Mitgliedsarten, Beziehungen, Statusinfos, Bankverbindungen, Kontakte, Notizen, Kalender,  Dateimanager und viele mehr enthalten.

Hier können Personen und Firmen, Vereine bzw. private und gewerbliche Kontakte und Kunden mit deren Stammdaten erfasst werden. Ein Import von Stammdaten kann auch über die integrierte Schnittstelle erfolgen. Angaben wie Name, Bezeichnung, Logo, Adresse, Kontaktdaten, Kunden-Nummern, Bankverbindungen, Notizen, etc. sind möglich.
Zentral oder auch bei den Kunden und Kontakten ist es möglich im Dateimanager Daten abzulegen. Direkt im System ist auch das Schreiben von einzelnen Briefen und Serienbriefen möglich. Firmen/Organisationen und Personen können in Gruppen/Mitgliedsarten organisiert werden.  Einfach Terminverwaltung im Kalender auch zu Kontakten möglich.
Über das enthaltene Reporting-Tool können verschiedenste Abfragen zu den gespeicherten Daten als HTML-, CSV- oder PDF-Format generiert werden.

Auftragsabwicklung mit Warenwirtschaft, Mahnwesen und Verträge (WWS)

Ergänzend zur Basisversion des BWsystems gibt es mit STANDARD die verschiedensten Funktion eines Warenwirtschaftssystes mit Aufträge, Verträge, Inventar, Bestandsmanagement und vieles mehr.
Es können verschiedenste Artikel mit den unterschiedlichsten Daten und Merkmalen angelegt und kategoriesiert werden. Angebote, Aufträge und Rechnungen können auf Basis verschiedenster Einstellungsmöglichkeiten erstellt werden.  Hier sind auch Gutschriften oder Zahlungserinnerungen/Mahnungen möglich. Eine besondere Stärke unseres Systems liegt auch in der automatischen Abrechnung von Verträgen, sprich z.B. Abonnements und Mitgliedschaften. Hier bieten wir auch ergänzende Angebote von verschiedenen Zahlungsanbietern an. Statistiken zeigen aktuellste Verkaufs- und Umsatzdaten an. Durch einen einfachen Export der Verkaufsdaten (Werte der Ausgangsrechnungen) stellen wir die Grundlage für externe Buchhaltungssysteme zur Verfügung.

Link-Shortener-/QR-Code-Modul

Links für Verlinkungen und QR-Codes können erzeugt werden. Das jeweilige Link Ziel (URL) kann jederzeit nachträglich verändert werden. Mitgeloggt werden Klicks, Browser, Betriebssystem, Herkunft. Kontaktdaten einer Visitenkarte können als QR-Code angelegt werden, die dann bspw. beim Scannen automatisch im Smartphone erkannt und abgespeichert werden können.

Gutschein-/Gutscheinpartner-Modul

Speziell auch als Ergänzung zum Online-Shop können im System unterschiedliche einzelne Gutscheine/Coupons oder Gutschein-Aktionen angelegt werden.  Die Gutscheine oder Coupons können bspw. einmalig oder mehrfach mit oder ohne Limit pro Person verwendet werden. Der Aktionscode ist beliebig wählbar und kann optimal für Marketingaktionen gewählt werden.  Mit der Verwendung, bzw. dem einlösen von Gutscheinen können Daten auf Rechnungen ergänzend angezeigt werden. Codes können bestimmten Artikeln oder Artikelkategorien zugewiesen werden. Der Gültigkeitszeitraum für Aktionen ist beliebig wählbar.

Zeiterfassung (Arbeitszeit)

Durch den Button "Kommen" oder "Gehen" kann im System die Arbeitszeit von Mitarbeitern erfasst werden. Was früher manuell durch "das Stempeln" vor Ort erfolgte, geht ganz bequem online im System. Die Arbeitszeiterfassung bietet sich auch optimal im Homeoffice an. Behalten Sie die verschieden Arbeitszeiten von sich selbst oder den Mitarbeitern immer im Blick. Arbeitstage, Wochenstunden und Pausen können eingestellt werden. Hier sind auch individuelle Anpassungen pro Mitarbeiter möglich. Manuelle Einträge für verschiedene Zwecke wie Urlaub, Schule und Krankheit sind möglich, auch Urlaubsanträge können automatisiert erfolgen.

Dieses Modul ist auch ohne dem Grundsystem als Arbeitszeitsystem erhältlich.
Gerne richten wir Ihnen auch hier ein Testsystem ein.

Ticket-System

Zur Abwicklung von Projekten, Arbeitsaufträgen oder Tätigkeiten können Tickets angelegt werden. Übersichtlich in Kategorien zugeordnet können neben der Bezeichnung und Beschreibung auch Informationen zum Status, der Priorität oder verschiedener Bearbeiter hinterlegt werden. Zeiten können durch Benutzer mitgloggt oder bearbeitet werden. Ein Export als PDF oder CSV ist neben der Gesamtlaufzeit auch monatlich möglich. Die entsprechenden Daten können auch für Aufträge und Rechnungen verwendet werden.

Umfragen-Modul (Umfragen per E-Mail)

Erfahren Sie was Ihre Kunden und Partner wirklich wollen. Mit dem Umfragenmodul können Sie schnell und einfach verschieden Abfragen per Formular erstellen.
Angaben wie Bezeichnung, Titel, Beschreibung und individuellem Footer mit Antworten und E-mail-Vorlagen sind möglich.  Dieses Modul eignet sich auch perfekt in Verbindung mit unserem Kurs-Management-System - Modul [KMS]. Hier können auch Angaben zu Termin-Kategorien, Teilnehmer-Typen oder bestimmten Personengruppen möglich. Ein Gültigkeitszeitraum kann festgelegt werden. Modular können die Umfragen mit bspw. Überschrift, Textfeld, Mehrfachabfragen mit Auswahl, Gestaltungselementen wie Linien uvm. einfach aufgebaut werden. Die Ergebnisse werden als Statistik dargestellt und können auch als CSV-Datei exportiert werden.

Duplikat-Finder

Zur Vermeidung von doppelten, bzw. redundaten Datensätzen bei Personen oder Firmen/Vereinen, sprich privaten oder gewerblichen Kunden können durch das Modul Duplikat-Finder mehrfache Datensätze auf Basis verschiedener Algorithmen, sprich Methoden erkannt und manuell zusammengefasst werden. Aus mehreren Einträgen kann einer als primärer Datensatz markiert werden. Alle Daten, wie Aufträge, Rechnungen, Kommunikationsdaten und Adressen werden vereint. Nachträglich können Zusammenführungen aber auch wieder aufgehoben werden.

E-Mail-Newsletter [BASIC]

Mit diesem Modul können E-Mail-Newsletter im System erstellt und an beliebige Empfänger über eigene Postfächer verschickt werden. Erstellen Sie Newsletter mit Bezeichnung, Kategorien, Layouts, Betreff, Versanddatum und verschiedenen Inhalten auf Basis von Text-, Bild- oder individuellen Elementen.
Der Versand ist ausschließlich über eigene E-mailpostfächer möglich, dabei können beliebige E-mailsignaturen angelegt werden. Die persönliche Gestaltung der E-mails eignet sich perfekt für Ihr individuelles E-mail-Marketing. Durch ein "Zählpixel" können neben der Versanddaten auch Öffnungsraten ausgegeben werden.  Zum Versand können auch unabhängig vom CRM-Modul verschiedene Mailing-Listen angelegt und importiert werden. Zur An- und Abmeldung verschiedener Newsletter gibt es zur Einbettung in Internetseite entsprechende Codes/iFrames. Die Anmeldung erfolgt hier nach dem Double-Opt-In-Verfahren, sprich die Anmeldung in Newsletter ist erst erfolgreich, wenn diese durch eine erst versandte E-mail bestätigt wird.

Aktuell ist der Versand bis zu 5.000 E-Mails pro Monat im BASIC-Modul möglich. Erweiterungen sind optional möglich. Bei Bedarf können Sie über uns auch Domains und E-mailpostfächer bestellen. Als Micorsoft-Partner bieten wir auch Microsoft365 Lösungen an.

Dieses Modul ist auch als eigenständiges E-Mail-Newsletter-System ohne die Grundmodule erhältlich.

Individuelles Newsletter-Layout
Es ist auch möglich, dass wir in Ihrem unternehmenseigenen Corporate-Design E-Mailvorlagen anlegen. Mögliche wäre auch die automatische Integration von Inhalten aus der anderen Datenquellen wie Internetseiten z.B. auch Veranstaltungskalender, Redaktionssystem, uvm. (Details und Preise auf Anfrage)

Online-Access-Modul (BWoas)

Ergänzend zum CRM können mit diesem Modul Daten für Schließanlagen-Systeme zur Verfügung gestellt werden. Es können Räume, Bereiche, Türen oder sonstige Zugriffspunkte verwaltet werden. Über Schließgruppen können diese Zugeriffspunkte beliebig gebündelt werden.  Entsprechende Öffnungszeiten und Tage sind hinterlegbar. Personen können Zugriffspunkte und -gruppen zugeordnet werden, hierbei wird bspw. ein RFID-Schlüssel über einen Kartenleser eingelesn und verknüpft. Gültigkeitsdauer und -zeiten können auch abhängig von Verträgen hinterlegt werden. Die Kommunikation zu Tür-Kartenleser und mögliche Controller erfolgt per verschlüsselter Verbindung und wird aus Sicherheitsgründen entsprechend mitprotokolliert. Die entsprechene Hardware ist nicht enthalten (Angebote und Preise auf Anfrage).

Diese Lösung gibt es auch als eigenständiges Online-Access-System (BWoas).
Die optimale Lösung für häufig wechselnde Personen in verschiedenen Einrichtungen.

Gerne beraten wir Sie hierzu persönlich.

Shop-Modul (basic)

Mit unserem Shop-Modul können Sie Artikel aus dem BWsystem BASIC+ (WWS) direkt über die Internetseite, realisiert im BWcms anbieten. Die Artikel werden im System mit den verschiedenen Daten wie Kategorie, Bezeichnung, Beschreibungen, Preise und Bildern angelegt und können online zu gewünschten Laufzeiten ausgeliefert werden. Der Bestellprozess selbst wird im BWcms realisiert. Im Online-Shop gibt es einen internen Bereich für Kunden über den die jeweiligen Bestellungen mit Rechnungen angezeigt werden. Optional bieten wir auch verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an. Weitere Details auf Anfrage.

Werbemodul - BWadmanager

(25.000 Ad-Impressions pro Monat inclusive. Mehr Volumen auf Anfrage.)

Mit Online-Werbung Geld verdienen! Mit dem BWadmanager können Sie im System verschiedene Werbeflächen für Internetseiten mit Bezeichnung, Info, Typ, Kategorie und Notiz anlegen. Aus diesen Werbeflächen erhalten Sie Codes die dann in beliebigen Internetseiten einfach integriert werden können.  Gestalten Sie Werbekampagnen mit Bezeichnung, Zielen, den unterschiedlichen Werbeformaten und -flächen und entsprechenden Schaltungstagen und Laufzeiten. Übersichtlich werden die Kampagnen in der Statistik Laufzeit bezogen dargestellt und können auch im PDF-Format exportiert werden.

Weitere Details und Angebote hierzu gerne auf Anfrage.

Kurs-Management-System - Modul [KMS]

Mit dem KMS-Modul bieten wir speziell auch für Bildungseinrichtungen eine umfangreiche Lösung zur Verwaltung von Bildungsangeboten wie Kurse mit Terminen, Buchungen und Teilnehmern. Über das umfangreiche Modul können neben dem Standard-Terminkalender im BWsystem weitere umfangreiche Möglichkeiten dargestellt werden.

Darstellung der Kurse auch über Internetseiten mit Nummer, Kürzel, Bezeichnungen (kurz/lang), Farbe, Kategorie, Geschäftsbereich, Altersbeschränkung, Altersbegrenzug mit Begleitung, Mindest-Teilnehmerzahl, Maximale-Teilnehmerzahl,  Dauer, Raum, Voraussetzung (andere Kurse), Beschreibung, Kooperation, Organisation, Tags/Schlüsselwörter, Medien/Dateien, Notizen uvm.
Preise können hierzu auch mit Differenzierung hinterlegt werden. Bei den Kursen kann Verbrauchsmaterial hinterlegt werden, dass dann auch im jeweiligen Lagerbestand mit der Durchführung abgezogen wird (Bestandsmanagement).
Zu den Kursen können entsprechende Termine, bei Bedarf abhängig von Verfügbarkeiten (Dozenten, Equipment, etc.) angelegt werden.
Teilnehmer können bei Terminen eingetragen und gegebenenfalls automatisch per Mail informiert werden. In Verbindung mit einer Internetseite, realisiert im BWcms können Buchungen von Teilnehmern selbstständig erfolgen. Entsprechende Teilnehmerdaten werden den Teilnehmern im Login-Bereich (soweit gebucht) auf der Internetseite zur Verfügung gestellt. Teilnehmerlisten können automatisch erstellt und geegebenenfalls auch angepasst werden. Mit den zurück gemeldeten Daten können bei Bedarf Zertifikate automatisch erzeugt werden.
Sollten Kurse ausgebucht sein, gibt es bei der Online-Buchung auch die Möglichkeit sich in Wartelisten einzutragen. Wenn keine Termine für Interessierte zur Verfügung stehen, dann kann kann man sich auch in sogenannte Wunschlisten eintragen. Werden entsprechende Plätze wieder frei oder Termine zur Verfügung gestellt, informiert das System die interessierten Teilnehmer automatisch.

Mit dem umfangreichen Statistik-Tool werden ausführliche Daten zu den Kursen grafisch dargestellt: Archiv, Forecast, Hitlisten, Wartelisten, Zähler, Kosten, Kursreporting

Vertriebs-Modul

Abhängig von Ihrer Branche realisieren wir individuelle Vertriebs-Cockpits im BWsystem BASIC+ (WWS). Wir analisieren Ihren Verkaufsprozess und bilden diesen optimiert digtal in unserem System ab. Durch verkürzte Verkaufszeiten und verschiede Tools generiert das System für Sie einen deutlichen Mehrwert. Details und Angebot auf Anfrage.

Ein Beispiel hierzu ist der Vertrieb von Brennstoffen.