Weniger Aufwand. Mehr Überblick. Mehr Zeit fürs Wesentliche.
Mit BWsystem automatisieren Sie Abläufe, sparen Zeit und behalten den Überblick – jederzeit, überall.
Mit BWsystem digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse effizient, sicher und benutzerfreundlich. Unsere webbasierte ERP/CRM-Lösung richtet sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Verwaltung, Kundenbetreuung und Organisation zentral und unkompliziert steuern möchten.
Ob im Büro oder unterwegs – BWsystem ist plattformunabhängig und kann über jeden modernen Browser auf PC, Laptop, Tablet oder Smartphone genutzt werden. Sie benötigen keine eigene IT-Infrastruktur oder aufwändige Installationen – alles läuft sicher und zuverlässig über die Cloud.
Profitieren Sie von einer intuitiven Benutzeroberfläche, flexiblen Modulen und der Möglichkeit, mehrere Nutzer gleichzeitig und ortsunabhängig im System arbeiten zu lassen.
So funktioniert Unternehmensverwaltung heute – mit BWsystem.
Jedes Unternehmen ist anders – BWsystem bietet Ihnen individuell aktivierbare Module, die genau zu Ihrem Bedarf passen.
In der Basisversion BWsystem BASIC ist das Kunden- und Kontaktmanagement (CRM) enthalten – inklusive Serienbrieffunktion, Reporting, Gruppen- und Mitgliedsartenverwaltung, Beziehungsmanagement, Statusinformationen, Bankverbindungen, Kontakte, Notizen, Kalenderintegration, Dateimanager und vielem mehr.
Erfassen und verwalten Sie zentral Firmen, Personen, Vereine sowie private und gewerbliche Kontakte mit allen relevanten Stammdaten. Ein Datenimport ist über die integrierte Schnittstelle problemlos möglich.
Folgende Informationen können hinterlegt werden:
Dokumente lassen sich direkt zentral oder bei einzelnen Kunden und Kontakten im Dateimanager ablegen. Auch das Schreiben und Versenden von einzelnen Briefen oder Serienbriefen ist direkt im System möglich.
Firmen und Personen können in beliebige Gruppen oder Mitgliedsarten eingeordnet werden. Eine einfache Terminverwaltung über den integrierten Kalender – auch in Verbindung mit Kontakten – erleichtert Ihre tägliche Arbeit zusätzlich.
Mit dem integrierten Reporting-Tool können Sie gezielte Abfragen durchführen und Ergebnisse als HTML-, CSV- oder PDF-Datei exportieren.
Ergänzend zur Basisversion von BWsystem bietet die Version STANDARD ein umfassendes Warenwirtschaftsmodul – mit Funktionen für Aufträge, Verträge, Inventar, Bestandsmanagement und vieles mehr.
Sie können Artikel mit individuellen Eigenschaften anlegen, kategorisieren und verwalten. Angebote, Aufträge und Rechnungen lassen sich flexibel und auf Basis umfangreicher Einstellungen erstellen – inklusive Gutschriften, Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Ein besonderes Highlight ist die automatische Vertragsabrechnung – ideal für Abonnements, Mitgliedschaften oder wiederkehrende Leistungen. Die Anbindung an gängige Zahlungsanbieter ist problemlos möglich.
Zusätzliche Funktionen im Überblick:
💰 Übersichtliche Verkaufs- und Umsatzstatistiken in Echtzeit
📤 Export von Verkaufsdaten (z. B. Ausgangsrechnungen) für externe Buchhaltungssysteme
🗃️ Intelligentes Bestandsmanagement mit Lagerübersicht
Mit dem BWsystem-Modul für Linkverkürzung und QR-Codes können Sie einfach und flexibel kurze, weiterleitbare Links sowie individuelle QR-Codes generieren – ideal für Marketing, Kommunikation und mobile Anwendungen.
Das Ziel eines Links (URL) kann jederzeit nachträglich angepasst werden. Jeder Aufruf wird automatisch protokolliert – inklusive:
📈 Anzahl der Klicks
🖥️ Verwendeter Browser und Gerät
🌍 Herkunftsland des Nutzers
Außerdem lassen sich digitale Visitenkarten als QR-Codes erstellen, die beim Scannen direkt auf dem Smartphone erkannt und gespeichert werden können – ideal für Events, Messen oder den Kundensupport.
Mit dem BWsystem Gutscheinmodul erstellen Sie gezielt einzelne Gutscheine, Rabattcodes oder umfangreiche Gutscheinaktionen – ideal zur Kundenbindung und Verkaufsförderung, besonders in Verbindung mit dem integrierten Online-Shop.
Die Funktionen im Überblick:
🔸 Einmalige oder mehrfach verwendbare Gutscheincodes – mit oder ohne Nutzungsbegrenzung
🔸 Freie Wahl von Aktionscodes – perfekt für Marketingkampagnen
🔸 Zuweisung von Gutscheinen zu bestimmten Artikeln oder Kategorien
🔸 Flexible Festlegung von Gültigkeitszeiträumen
🔸 Automatische Anzeige der Gutscheinverwendung auf Rechnungen
So behalten Sie stets den Überblick über laufende Aktionen und bieten Ihren Kunden individuelle Rabatterlebnisse – digital und automatisiert.
Die digitale Arbeitszeiterfassung in BWsystem ersetzt das klassische Stempeln – einfach und effizient per Klick auf „Kommen“ oder „Gehen“, ganz bequem online – auch im Homeoffice.
Verwalten Sie Arbeitszeiten zentral und transparent:
🔹 Individuelle Einstellungen für Arbeitstage, Wochenstunden und Pausen
🔹 Mitarbeiterbezogene Anpassungen der Zeitmodelle
🔹 Manuelle Einträge z. B. für Urlaub, Krankheit, Schule
🔹 Automatisierte Urlaubsanträge mit Genehmigungsworkflow
Behalten Sie jederzeit den Überblick über die geleisteten Stunden – von einzelnen Mitarbeitern bis zum gesamten Team.
Hinweis: Dieses Modul ist auch eigenständig ohne das Grundsystem als Zeiterfassungslösung nutzbar. Gerne stellen wir Ihnen ein kostenloses Testsystem zur Verfügung.
Mit dem integrierten Ticket-System in BWsystem erfassen und verwalten Sie Projekte, Arbeitsaufträge und Tätigkeiten strukturiert und nachvollziehbar – ideal für Teams, Support oder projektbasierte Arbeit.
Tickets lassen sich übersichtlich in Kategorien einteilen und enthalten Informationen zu:
🔹 Status und Priorität
🔹 Beschreibung und Bearbeiter
🔹 Mitprotokollierter oder manueller Zeiterfassung
Zeiten und Inhalte können jederzeit angepasst und nach Bedarf als CSV- oder PDF-Datei exportiert werden – auch als Monatsübersicht. Die erfassten Daten lassen sich zusätzlich für Auftrags- und Rechnungserstellung im System verwenden.
Erfahren Sie, was Ihre Kunden, Partner oder Teilnehmenden wirklich denken: Mit dem Umfragen-Modul von BWsystem erstellen Sie im Handumdrehen individuelle Online-Umfragen – versendet bequem per E-Mail.
Die Umfragen lassen sich modular aufbauen und beinhalten unter anderem:
📝 Eigener Titel, Beschreibung und individueller Footer
🔘 Verschiedene Feldtypen: Textfelder, Auswahlfelder, Mehrfachantworten, Trennlinien uvm.
📆 Festlegung eines Gültigkeitszeitraums
✉️ E-Mail-Vorlagen für Einladungen oder Erinnerungen
Besonders wirkungsvoll in Kombination mit dem Kurs-Management-System – Modul [KMS], z. B. zur Abfrage von Terminpräferenzen, Teilnehmer-Typen oder speziellen Gruppeninformationen.
Die Ergebnisse Ihrer Umfrage werden übersichtlich als Statistik dargestellt und lassen sich zusätzlich als CSV-Datei exportieren.
Mit dem Duplikat-Finder von BWsystem vermeiden Sie doppelte oder redundante Einträge – etwa bei Personen, Firmen oder Vereinen – und sorgen für eine saubere Datenbasis.
Mehrfache Datensätze werden anhand intelligenter Algorithmen automatisch erkannt und lassen sich manuell zusammenführen. Dabei wählen Sie einen primären Datensatz, dem alle zugehörigen Informationen zugeordnet werden – wie:
📄 Aufträge, Rechnungen und Kommunikationsverläufe
📬 Adress- und Kontaktdaten
Die Zusammenführung ist jederzeit rückgängig machbar, sodass Ihre Datenstruktur flexibel und sicher bleibt.
Mit dem BWsystem Newsletter-Modul erstellen und versenden Sie personalisierte E-Mail-Newsletter direkt aus dem System – über Ihre eigenen Postfächer und im individuellen Design.
Erstellen Sie Newsletter mit:
📝 Bezeichnung, Kategorie, Betreff und Versanddatum
🎨 Freiem Layout: Text, Bilder und individuelle Elemente
✍️ Beliebig vielen E-Mail-Signaturen
Das Modul unterstützt individuelles E-Mail-Marketing – inklusive Zählpixel zur Auswertung von Öffnungsraten. Der Versand erfolgt ausschließlich über eigene Postfächer (z. B. Microsoft365). Bis zu 5.000 Mails pro Monat sind im BASIC-Modul enthalten, Erweiterungen sind jederzeit möglich.
Weitere Funktionen im Überblick:
📂 Eigene Mailinglisten unabhängig vom CRM-Modul – importierbar & verwaltbar
🧩 Einbettbare An- & Abmeldeformulare per Code/iFrame
✅ Double-Opt-In-Verfahren zur rechtssicheren Anmeldung
Individuelle Layouts: Auf Wunsch erstellen wir E-Mail-Vorlagen in Ihrem Corporate Design – inklusive automatischer Integration von Inhalten z. B. aus Veranstaltungskalendern, Redaktionssystemen oder Internetseiten. (Details & Preise auf Anfrage)
Hinweis: Dieses Modul ist auch als eigenständige Newsletter-Lösung ohne die Grundmodule nutzbar. Gerne unterstützen wir Sie zudem mit passenden E-Mail-Domains und Postfächern – als Microsoft-Partner auch mit Microsoft 365 Lösungen.
Mit dem BWsystem Online-Access-Modul (BWoas) verwalten Sie zentral den Zugriff auf Räume, Türen, Bereiche oder Einrichtungen – optimal für Organisationen mit häufig wechselnden Personen oder dynamischen Zutrittsberechtigungen.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
🚪 Verwaltung von Räumen, Türen und Zugriffspunkten
🔐 Erstellung von Schließgruppen mit individuellen Öffnungszeiten
👤 Zuweisung von Zutrittsrechten an Personen inkl. RFID-Schlüssel
📅 Gültigkeitszeiträume z. B. abhängig von Verträgen
Die Kommunikation mit Tür-Controllern und Kartenlesern erfolgt verschlüsselt und wird aus Sicherheitsgründen vollständig protokolliert. Die benötigte Hardware (Kartenleser, Controller etc.) ist nicht im Lieferumfang enthalten – Angebote dazu gerne auf Anfrage.
Hinweis: Dieses Modul ist auch als eigenständige Lösung verfügbar – das Online-Access-System (BWoas) eignet sich besonders für Einrichtungen mit häufig wechselnden Zutrittsberechtigungen, z. B. Vereine, Coworking-Spaces oder Veranstaltungsorte.
Gerne beraten wir Sie individuell zu Ihren Anforderungen und Anwendungsfällen.
Mit dem integrierten Shop-Modul können Sie Artikel aus dem BWsystem STANDARD (WWS) direkt über Ihre Website im BWcms anbieten und verkaufen – ideal für den einfachen Einstieg in den E-Commerce.
Artikel werden im System gepflegt – inklusive:
📦 Kategorie, Bezeichnung, Beschreibung
💶 Preisangaben und Bilder
📆 Steuerung von Verfügbarkeit & Laufzeit
Der komplette Bestellprozess läuft über das BWcms. Kunden erhalten im geschützten Login-Bereich eine Übersicht über ihre Bestellungen inklusive zugehöriger Rechnungen.
Optional sind auch verschiedene Zahlungsmöglichkeiten integrierbar – gerne beraten wir Sie hierzu persönlich. Weitere Details auf Anfrage.
Mit Online-Werbung Geld verdienen! Das Werbemodul BWadmanager von BWsystem ermöglicht Ihnen die einfache Verwaltung und Schaltung von Online-Werbeflächen und Kampagnen auf Ihrer Website oder in anderen digitalen Medien.
Sie können im System beliebig viele Werbeflächen definieren – inklusive:
📝 Bezeichnung, Typ, Kategorie & Zusatzinfos
💡 Individuelle Notizen pro Fläche
💻 Automatisch generierte Einbettungscodes zur einfachen Integration auf Websites
Erstellen Sie gezielte Werbekampagnen mit definierten Laufzeiten, Schaltungstagen, Werbeformaten und Zieldefinitionen. Die Impressionen und Laufzeiten werden übersichtlich statistisch aufbereitet und können bei Bedarf als PDF exportiert werden.
Inklusive: 25.000 Ad-Impressions pro Monat – Mehrvolumen auf Anfrage erhältlich.
Für weitere Informationen, individuelle Werbestrategien oder technische Details beraten wir Sie gerne persönlich.
Das KMS-Modul von BWsystem wurde speziell für Bildungseinrichtungen und Organisationen mit regelmäßigen Veranstaltungen entwickelt. Es ermöglicht eine umfassende Verwaltung von Kursen, Terminen, Teilnehmern und Buchungen – inklusive Online-Integration über das BWcms.
Kurseigenschaften & Inhalte:
🆔 Kursnummer, Kürzel, Kurz- & Langtitel, Kategorie, Farbe
📌 Geschäftsbereich, Raum, Dauer, Altersbeschränkung, Teilnahmebedingungen
📂 Beschreibung, Kooperationen, Tags, Dateien, Medien, Notizen
👥 Mindest-/Maximalteilnehmer, Verbrauchsmaterial mit Lagerabzug
💶 Preisvarianten je nach Teilnehmerart
Funktionen & Automatisierungen:
📅 Terminverwaltung inkl. Ressourcenabgleich (z. B. Dozenten, Räume, Equipment)
📧 Automatische Benachrichtigungen bei Buchung oder Terminänderung
📝 Teilnehmerbereich mit Login, Teilnahmeübersicht und Dokumenten
🖨️ Teilnehmerlisten, automatische Zertifikatsausgabe
📋 Wartelisten- und Wunschlistenfunktion inkl. automatischer Info bei freien Plätzen
Statistik & Auswertung:
📊 Grafische Berichte zu Kursverlauf, Kosten, Forecasts, Hitlisten, Archiv & mehr
Alle Prozesse – von der Kurserstellung über die Buchung bis zur Teilnahmebestätigung – können nahtlos digital abgebildet werden. In Verbindung mit einer Website im BWcms können Teilnehmende ihre Kurse bequem online buchen und verwalten.
Mit dem Vertriebs-Modul in BWsystem STANDARD (WWS) entwickeln wir individuelle Vertriebs-Cockpits, die perfekt auf Ihre Branche und Ihren Verkaufsprozess zugeschnitten sind.
Nach einer gemeinsamen Analyse Ihrer Vertriebsabläufe bilden wir diese digital im System ab – optimiert, automatisiert und praxisnah. Das Ergebnis: verkürzte Verkaufszyklen, höhere Effizienz und messbarer Mehrwert für Ihr Unternehmen.
Mögliche Features je nach Bedarf:
📊 Vertriebsübersichten & Statusanzeigen
🛠️ Angebots- und Auftragssteuerung
🤝 Kundenkontakt- & Follow-up-Management
Beispiel: Für den Vertrieb von Brennstoffen wurde ein speziell angepasstes Modul entwickelt, das Preise, Mengen, Lieferzonen und Verfügbarkeiten dynamisch berücksichtigt.
Gerne beraten wir Sie individuell zu Möglichkeiten und Funktionen – Details & Angebote auf Anfrage.
Sie erhalten einen festen Ansprechpartner und kompetenten Support. Software-Fehler werden in kürzester Zeit behoben – schnell, direkt und zuverlässig.
Tägliche inkrementelle Backups, wöchentliche Vollsicherungen und 14 Tage Rückhaltezeit sorgen für maximale Datensicherheit - ganz ohne Ihr Zutun.
Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet – ohne automatische Verbindungen zu Drittanbietern. Ihre Datenschutzanforderungen sind bei uns Standard.
Unsere Server werden regelmäßig aktualisiert, durch automatische Updates abgesichert und mit Penetrationstests geprüft. Ihre Daten bleiben geschützt - dauerhaft und DSGVO-konform.
Ob Smartphone, Tablet, PC oder Mac – BWsystem funktioniert auf allen modernen Geräten direkt im Browser. Es ist keine Installation notwendig, nur Internetzugang genügt.
Egal ob Start-up oder Großunternehmen: BWsystem wächst mit Ihnen. Funktionen und Nutzerzahl lassen sich jederzeit anpassen – inklusive individueller Sonderlösungen auf Wunsch.
Verwalten Sie Projekte, Kunden und Aufträge zentral – cloudbasiert, sicher und einfach.
Verabschieden Sie sich von Excel-Chaos und Dateninseln. BWsystem bringt Struktur in Ihren Unternehmensalltag – mit Funktionen, die einfach funktionieren und Zeit sparen.
Verwalten Sie Firmen (Organisationen) und zugehörige Personen zentral an einem Ort – inklusive Bankverbindungen, Ansprechpartnern, Kontaktnotizen und individueller Zuordnungen. So behalten Sie Ihre Kundenbeziehungen jederzeit im Blick.
Erstellen Sie im Handumdrehen personalisierte Briefvorlagen und Serienbriefe. Der automatische Versand über angebundene Briefversandanbieter spart Zeit und sorgt für professionelle Kommunikation.
Speichern und verwalten Sie Dokumente strukturiert - zentral oder direkt beim jeweiligen Kunden. Der integrierte Dateimanager sorgt für Ordnung und schnellen Zugriff.
Passen Sie BWsystem flexibel an Ihr Unternehmensdesign an. Ob Farben, Logos, Login-Hintergrund, Briefkopf, Textvorlagen oder Mail-Server - alles ist nach Ihren Anforderungen konfigurierbar.
Verwalten Sie zentral alle Zugangsdaten und Passwörter Ihrer Organisation. Mit individuellen Zugriffsrechten bleibt Ihre Passwortverwaltung sicher und transparent.
Strukturieren Sie Ihr Unternehmen übersichtlich mit Gruppenfunktionen. Ordnen Sie Personen verschiedenen Abteilungen oder Teams zu - für klarere Zuständigkeiten und bessere Organisation.
Erstellen Sie individuelle Auswertungen und Statistiken mit dem integrierten Reporting-Tool. Exporte sind als HTML, CSV oder PDF möglich - für interne Auswertungen oder externe Reports.
Planen Sie Termine mit direkter Verknüpfung zu Personen oder Firmen. Export und Integration über RSS-Feed oder iCal sorgen für nahtlose Synchronisierung mit Ihren Kalenderprogrammen.
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